Wat is een recruitment dashboard en hoe zet je er één op?

Written by: Sanne van Baar Sanne van Baar
Blog

Lees in: English

Wie zijn recruitmentdata écht wil benutten - lees: er verbeteringen uit wil halen - heeft een recruitment dashboard nodig. Wat levert het op en: hoe zet je zo'n dashboard op?

Data is een steeds groter onderdeel van de recruitment- en HR-functie. Waarom? Omdat de inzichten afkomstig uit data dienen als verbeteringen voor je recruitmentproces.

Maar laten we eerlijk zijn, de meesten raken al vroeg verstrikt in hun eigen data. Veel beginnen er niet eens aan. Als je écht metrics als hire rate en quality of hire wil beïnvloeden, wil je je data zo organiseren dat ze makkelijk leesbaar zijn.  

Hier komen recruitment dashboards om te hoek kijken. Deze datarapportages geven je belangrijkste recruitment KPI’s en metrics visueel en toegankelijk weer. 

Kan je hier wel wat hulp bij gebruiken? Stay with us! In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen:

  • Wat is een recruitment dashboard? 
  • Wanneer heb je een dashboard nodig?
  • Hoe helpt een dashboard mijn team en mij bij het maken van rapportages?
  • Hoe zet ik een recruitment dashboard op voor dagelijks gebruik?

Wat is een recruitment dashboard?

Herken je deze? Dit is een dashboard. Van een auto. 

marek-szturc-ttqUsX1G3aE-unsplash

Hoewel een recruitment dashboard niet veel te doen heeft met auto’s, vertelt dit dashboard je min of meer hetzelfde: hoe snel ga je? Is het tijd om te schakelen? Hoe zit het met je brandstof? Branden er rode lampjes?

Recruitment dashboards doen dit ook. In plaats van informatie over brandstof en snelheid, gebruikt het data van je wervingsactiviteiten zoals aantal sollicitaties, vacatures, campagnes en budget.

Zo’n datarapportage geeft op een visuele en toegankelijke manier je belangrijkste recruitment KPI’s en metrics weer, en hoe je team daarop presteert. Net zoals in je auto. Dit helpt je snel en makkelijk de informatie in je scherm te begrijpen. Kijk even naar het voorbeeld hieronder.

Dit dashboard laat de ontwikkeling van de hoeveelheid sollicitaties zien over tijd. 

Screenshot 1 dashboard overview

Welke data gebruik je? 

Een dashboard is altijd gekoppeld aan een of meerdere databronnen. Vaak zijn dit data uit de datatools Google Analytics, die het verkeer op je carrièrewebsite verzamelt. Als je deze data wil vergelijken met je daadwerkelijke sollicitaties en hires, koppel je ook je ATS aan je dashboard.

Al deze data worden vervolgens logisch georganiseerd in je dashboard. En zoals je waarschijnlijk begrijpt: zo’n rapportage is voor ieder recruitmentteam weer uniek. Een goed dashboard is aangepast op de behoeften van jouw organisatie en geeft dus alleen KPI’s en metrics weer die voor jou interessant zijn.

Voorbeeld recruitment dashboard

So far so good... maar hoe ziet dat er dan uit? Denk aan meerder tabbladen die ieder de performance in een fase van je recruitmentfunnel laten zien. Weergegeven in overzichtelijke tabellen, grafieken en diagrammen. 

Laten we kijken naar een voorbeeld.

Performance van je recruitment funnel 

Als jouw organisatie het ATS naadloos heeft geïntegreerd met je carrièresite, kun je meten hoeveel van de sollicitanten je daadwerkelijk aanneemt. 

Het tabblad performance in je dashboard vergelijkt de hoeveelheid sollicitaties met het aantal daadwerkelijk hires. Dit geeft inzicht in de effectiviteit van je recruitmentfunnel en de metric hire rate. De afbeelding hieronder laat dit goed zien.

Screenshot 2 performance funnel-1

Hoe helpt een dashboard je met rapporteren?

Herken je minstens één van onderstaande situaties? Dan gaat een dashboard je absoluut helpen met het beter organiseren van je data.

  1. Je hebt een gebrek aan datatransparantie.
    Even uit nieuwsgierigheid: hoe stel jij nu een rapportage op van je wervingsactiviteiten? Schraap jij allerlei data uit verschillende spreadsheets en systemen en plak je ze in een Excelletje? Dan zal een dashboard een godsgeschenk voor je zijn.

    Hierin organiseer je al je data op één plek en verstuur je een rapportage aan het management met een druk op de knop. Okee, misschien 3 knoppen. Maar om aan te geven: dit kan echt iedereen. 

  2. christmas-3207344_1920Je stakeholders snappen de door jou gepresenteerde data niet.
    Deze horen we vaak. Dit los je goeddeels op door je dashboard te personaliseren. Door KPI’s, jargon en branding aan te passen zodat het begrijpelijk en herkenbaar wordt voor alle betrokkenen. Personalisatie is de enige manier om je data van betekenis te maken voor het gehele bedrijf.

    Voorbeeldje. Stel, je geeft ‘conversieratio’ weer in plaats van ‘hire rate’. Dan moet een hiring manager een extra denkstap maken naar ‘in dienst genomen kandidaten’ (hires = hire rate).

    Die extra denkstappen wil je vermijden, want jij wil je punt maken. Of budget loskrijgen. Maak het ze dus zo makkelijk mogelijk. 

  3. Je wil dat meer stakeholders ‘op de databoot stappen’.
    Met een recruitment dashboard heb je één stabiele databron voor iedereen in het recruitmentproces. Inclusief de Head of Talent, hiring managers en corporate recruiters. Één versie van de waarheid dus, zoals veel recruitmentmanagers het noemen.

    Binnen het dashboard kun je samenwerken als een team, maar elk teamlid focust zich op het verbeteren van z’n eigen stukje funnel. 

Welke inzichten en verbeteringen haal je uit een dashboard?

De recruitmentanalyse in je dashboard helpt je het gedrag van kandidaten en sollicitanten te begrijpen, maar ook de ontwikkeling van je werving- en selectieproces als geheel. 

Een data dashboard helpt je:

  • Trends en patronen te herkennen en analyseren. Zowel gedrag als kosten.
  • Kritieke punten en uitschieters op te sporen in het proces - en waar nodig actie te ondernemen. 
  • De performance van de gehele recruitmentfunnel in kaart te brengen. Van de reach-tot de hire-fase. 

Laten we dit verduidelijken met een aantal voorbeelden:

  • Engagement data geven inzicht in hoe werkzoekenden omgaan met jouw carrièresite. Dat maakt gerichte aanpassingen mogelijk, bijvoorbeeld in het sollicitatieformulier.

  • Data over het verkeer op je carrièresite laten zien hoe je website het doet ten opzichte van een periode eerder. Dit helpt je bepalen of aanpassingen aan je site of proces effectief zijn of niet. (Oftewel: budget losgekregen voor aanpassing op website = succesvol = ROI aangetoond = volgende keer sterker in budgetonderhandelingen. Hoppa.)

  • Data over recruitmentcampagnes laten je zien welke advertentiekanalen de meeste sollicitaties opleveren - en welke totaal nutteloos zijn. Hiermee bepaal je welke advertentiekanalen (bijvoorbeeld Google Ads) effectief zijn en of je realtime de campagnes moet bijsturen.

    Check de afbeelding hieronder. Dit dashboard laat bijvoorbeeld zien dat de campagne voor 'Recruitment marketeer - Netherlands' effectief is. Het genereert niet bijzonder veel sollicitaties (‘slechts’ 17), maar de kwaliteit van de kandidaten is hoog. Van de 17 kandidaten worden er namelijk 2 aangenomen (hires). Dat maakt de hire rate (11,76%) relatief hoog.

Screenshot 3 performance campaign-1

Hoe zien goede dashboards eruit?

Ben je ondertussen al nieuwsgierig hoe je je eigen dashboard kunt opzetten? Gaan we je bijna vertellen. Eerst laten we je zien hoe ‘goed’ eruit ziet. De recruitment dashboards die wij voor onze klanten maken, hebben 3 dingen gemeen: 

1. Ze zijn relevant

Zoals we je al eerder vertelden: een goed data dashboard speelt precies in op de behoeften van jouw organisatie. Het groepeert informatie in categoriën, die inzicht geven in je gehele recruitmentfunnel. 

De voor jou belangrijkste categoriën hangen af van de doelen van jouw recruitmentafdeling, je KPI’s. Een voorbeeld: als jouw team als KPI heeft het advertentiebudget efficiënter in te zetten, is het van belang de performance van alle campagnekanalen in kaart te brengen.

Je wil je KPI’s en dashboard metrics dus kraakhelder hebben. Dit is absoluut cruciaal. Waarom? Als je geen heldere KPI’s en metrics - lees: doelen en meetpunten - vaststelt, blijft je dashboard een betekenisloos hoopje data. (En daar wilde je juist vanaf, toch?)

2. Ze zijn actiegericht

Natuurlijk heb je een dashboard nodig om te rapporteren aan het management. Maar please, please laat dit niet de enige reden zijn om er een op te zetten. Indien goed aangepakt, functioneert een recruitment dashboard als alarm, een rood lampje.

Screenshot 2019-09-19 at 15.01.42

Denk aan die op het dashboard in je auto: ‘Brandstof op!’, ‘Olie bijvullen!’, ‘Handrem eraf!’. Het gaat branden als er iets goed of - meestal - fout gaat.

Dit rode lampje is een teken: kom in actie! En natuurlijk zorg jij ervoor dat je weet wat je moet doen als het gaat branden.

3. Ze helpen je strategische besluiten nemen

Als je weet via welke kanalen kandidaten in contact komen met jouw organisatie, welke stappen ze nemen door het ATS, sollicitatie en de daadwerkelijke indienstname, heb je een volledig inzicht in welke kanalen de meeste en beste hires opleveren. Als je dit stadium eenmaal hebt bereikt, helpen je data je strategische beslissingen te maken. 

En neem van ons aan, dit soort informatie is goud waard als het gaat om het beïnvloeden van stakeholders (steun of budgetdistributie!). 

Hoe zet je een recruitment dashboard op?

Eindelijk! Tijd voor actie. Hoe zet je zelf een recruitment dashboard op voor dagelijks gebruik en samenwerking binnen je team? We breken het op in stappen. 

1. Welke tool gebruik je? 

De eerste stap is het kiezen van de juiste tool. Er zijn talloze applicaties om je traditionele Excel-sheets om te zetten in (al dan niet geavanceerde) dataplatformen. Onze favoriete tool is Google Data Studio.

Screenshot 4 google data studio

Het is makkelijk en gratis. Bovendien gebruikt het data vanuit Google Analytics, zo ongeveer het meest populaire data tracking systeem op aarde. 

Download gratis de Instructievideo: Zo zet je een recruitment dashboard op


Voordat je begint: vergeet deze dingen niet

2. Meet de carrièresite van je organisatie

De tweede stap naar je eigen recruitment dashboard is het meten van de interactie van bezoekers (potentiële kandidaten) op je carrièresite. Google Analytics is hiervoor uitermate geschikt en koppelt makkelijk met Google Data Studio. 

Vraag de ontwikkelaar van je carrièrewebsite deze tools aan je site te koppelen. Hiermee krijg je inzicht in een eindeloze reeks aan metrics die alle fasen van je recruitmentfunnel in kaart brengen.

3. Knoop alle systemen die recruitmentdata bevatten aan elkaar 

Een gouden regel hier: carrièresite en ATS wil je gekoppeld hebben. Alleen dan kun je het volledige recruitmentproces doormeten. Van het eerste contact met de organisatie tot en met de hire. 

Doe je dat niet? Dan zal de de hire-fase in je recruitmentfunnel altijd een raadsel blijven. Oftewel: dan heb je geen inzicht in wat alle voorafgaande interactie met je kandidaten nou eigenlijk oplevert in hires. 

Helemaal mooi is het als je ook je andere applicaties als onboarding- en assessmenttools kunt koppelen. Maar voor nu blijven we even bij de basis. 

4. Zorg voor duidelijke recruitment KPI’s

Inderdaad, deze noemden we al eerder. Maar we kunnen ‘m niet genoeg benadrukken. Simpel gezegd: zonder het formuleren van heldere doelen (‘hoe ziet succes eruit?’) wordt het lastig om ze te bereiken. 

Makkelijker gezegd dan gedaan natuurlijk. Hulp nodig? Lees dan het artikel Recruitment KPI’s: vind de juiste KPI’s in 4 simpele stappen (met worksheet) 

Om elke fase van je recruitmentfunnel te optimaliseren, formuleer je het liefst 1 KPI per fase. Dat maakt het makkelijker om te bepalen hoe iedere fases op zichzelf presteert. (En dus welke fasen wel wat extra aandacht kunnen gebruiken.) Kijk bijvoorbeeld naar onderstaande KPI’s voor de fasen reach and apply

Voorbeeld: Reach

KPI: Verhogen van het aantal sessies (van bezoekers) op eigen kanalen

Waarom? Over het algemeen vertrouwen we in onze communicatie met baanzoekers nog veel op betaalde kanalen als Google Ads. En dat rekt budgetten op. Met deze KPI kijk je of je het verkeer naar je eigen kanalen gedurende een periode kan vergroten. Zo ben je minder afhankelijk van betaalde advertentiecampagnes. 

Voorbeeld: Apply

KPI: Verhoog de click through rate (CTR of doorklikratio) van een online sollicitatieformulier naar het voltooien van de sollicitatie. 

Waarom? Potentiële kandidaten beginnen een sollicitatieproces op je carrièresite, maar het percentage dat het sollicitatieformulier voltooit, is laag. Oftewel: er is iets aan de hand met je sollicitatieformulier of -proces. 

Goed, en nu aan het werk! Gelijk beginnen met het opzetten van je eigen recruitment dashboard? Download dan hieronder de ‘Instructievideo: Zo zet je een recruitment dashboard op’. Hierin leggen we je stap voor stap uit hoe je een dashboard aanmaakt in Google Data Studio. Simpel en duidelijk.

Download de gratis Instructievideo: Zo zet je een recruitment dashboard op