Recruitment KPI's: Vind de juiste KPI's in 4 stappen (met worksheet)

Written by: Endouble Endouble
Blog

Op de vraag: "Wat is eigenlijk het doel van jouw recruitmentafdeling?" zullen de meeste talent acquisitie managers waarschijnlijk iets antwoorden in de trant van: "De beste mensen zo snel mogelijk inhuren, tegen de laagste kosten." Resultaat wordt gemeten met wervings-KPI's, zoals werving tijd, kosten per werving en de kwaliteit van een nieuwe collega.

Hebben deze termen iets met elkaar gemeen? Ze gaan er allemaal vanuit dat de persoon eerst moet worden aangenomen. Pas daarna kun je beginnen met meten.

Wacht even: weet je waarom recruitment analytics belangrijk zijn? En weet je wat we bedoelen met het data maturity-model? Als je dat niet zeker weet kun je dit artikel lezen over waarom je vandaag nog met recruitment analyses zou moeten beginnen.

Je kunt deze traditionele "recruitment" statistieken alleen berekenen als je weet:

  • Hoeveel geld je hebt uitgegeven aan het wervingsproces en hoeveel mensen je hebt ingehuurd (kosten-per-aanname)
  • Hoe lang het duurde om de kandidaat aan te nemen (tijd-per-aanname)
  • Hoe de persoon presteerde nadat hij/ zij was aangenomen (kwaliteit van indienstneming).

Jouw team doorloopt het volledige selectie- en wervingsproces, ze nemen de persoon in dienst, om er vervolgens achter te komen dat er ergens in het proces iets fout is gegaan.

Deze KPI's vertegenwoordigen in feite de resultaten van jouw inspanningen. Als zodanig houden ze niet rechtstreeks verband met de stappen in het wervingsproces. Ze vertellen je namelijk niet wat er precies moet worden aangepast in het proces.

Laten we bijvoorbeeld aannemen dat jouw werving tijd te hoog is. Wat is dan de volgende stap?

Moeten jouw recruiters minder tijd besteden aan het screenen van Cv’s? Dan moeten ze wellicht een compromis sluiten over de kwaliteit van de sollicitant die doorgaat naar de volgende ronde.

Of moet je juist het aantal slechte sollicitaties verminderen? Hoe ga je dat aanpakken? De werving tijd zal je hierbij niet gaan helpen.

Begrijp me niet verkeerd. Het is altijd goed om te weten hoeveel tijd en geld er nodig is om een vacature te vervullen. Er is echter nog een andere, betere manier om deze KPI's te gebruiken - een waarmee je voorspellingen kunt doen voor de toekomst.

Als je het rekruteringsproces wilt sturen en direct wil kunnen inspelen op actuele ontwikkelingen heb je proactieve recruitment KPI's nodig.

Gratis werkdocument: 4 stappen om de beste recruitment KPI’s te bepalen

 

Proactieve recruitment KPI’s

Met proactieve recruitment-KPI’s kun je veel beter vroeg in het wervingsproces ingrijpen en dingen aanpassen als dit nodig is. Ze fungeren als een alarm wanneer er dingen fout gaan. Ze helpen je voorkomen dat je te veel geld en tijd besteedt aan niet werkende kanalen en acties.

Zo wilt v dat jouw recruitment-KPI’s zijn. Ze helpen je wervings data proactief te gebruiken. Hiermee kunt je jouw wervingsprocessen op een tijd- en kostenefficiënte manier verbeteren.

Hier zijn 3 + 1 stappen die je kunt volgen om deze KPI's te vinden.

  1. Bekijk de bedrijfsdoelstellingen en breng deze in lijn met jouw recruitment doelstellingen

Begin met zelfreflectie. Ga terug naar de basis en denk na over doelstellingen van de organisatie en van de verschillenden afdelingen. Deze stap noemen we graag "de kaarten op tafel leggen". Het is een reality check van waar je bent en waar je als organisatie zou willen zijn.

Als je wilt bijdragen aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen (en waarom zou je dat niet willen?), zorg dan dat jouw werving doelen zijn gekoppeld aan de doelen van jouw bedrijf.

Denk daarbij na over het volgende:

  • Wat zijn de huidige behoeften en uitdagingen van de organisatie?
  • Hoe gaat jouw afdeling hiermee om?
  • Wat zijn de uitdagingen binnen jouw team?
  • Hoe helpen de huidige KPI's je bij het behalen van jouw doelen?

Veelvoorkomende uitdagingen bij recruitment zijn:

  • Lage kwaliteit kandidaten
  • Hoog verloop
  • Tekort aan sollicitanten binnen specifieke gebieden (bijvoorbeeld in een stedelijk gebied)

Kijk ook eens naar de toekomst:

  • Wat zijn de belangrijkste interne en externe trends die van invloed zijn op jouw organisatie?
  • Voorzie je organisatorische veranderingen die van invloed kunnen zijn op de wervingsbehoeften?
  • Moet jouw organisatie zich aanpassen aan externe trends?

De bevindingen in deze stap vormen de basis van jouw toekomstige wervingsplan. Zorg dus dat er voldoende tijd in wordt geïnvesteerd en betrek iedereen die belangrijk is erbij.

Tip: Organiseer een sessie met een divers team van verschillende afdelingen om een goed inzicht te krijgen in jouw werving doelen.

Het is belangrijk dat je diep graaft. Je leert hierbij waar je staat en waar je heen wilt. Laten we nu eens kijken hoe je daar kunt komen.

2. Leer jouw doelgroep kennen

Het kennen van jouw doelgroep is de deur naar het ontvangen van sollicitaties van hoge kwaliteit.

Er zijn wellicht verschillende personen die goed passen bij een specifieke vacature. Net zoals ze waarschijnlijk vergelijkbare vaardigheden en opleidingsachtergrond hebben, zijn ze ook op zoek naar vergelijkbare eigenschappen in hun toekomstige banen. Ze stellen dezelfde vragen voordat ze beslissen of ze al dan niet zullen ingaan op een specifieke vacature.

Dit is waar je achter wilt komen. Welke informatie hebben ze nodig om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen over een vacature?

Als de belangrijkste vragen niet worden beantwoord voordat ze solliciteren, zullen ze bepaalde aannames over die vacature gaan maken.

De kans bestaat dat die aannames geen stand houden. De sollicitanten zullen er tijdens de interviews (met wat geluk) of nadat ze zijn aangenomen, achter komen dat hun aannames onrealistisch waren.

Beide gevallen leiden tot tijdverlies. De laatste is zelfs schadelijk voor de werving kwaliteit en kan van invloed zijn op uw imago als werkgever. Dit is zeker een belangrijke overweging voor consumentenmerken.

 

De behoeften van jouw doelgroep vormen de kern van jouw wervingsstrategie. 

 

Neem de tijd om te bepalen op welke doelgroepen je je wilt richten.

Denk na over hun context:

  • Wat moeten ze weten over een functie of een organisatie om te beslissen of deze voor hen geschikt is?
  • Wat verwacht jouw doelgroep van de baan? Wat moeten ze weten over het bedrijf/ de functie op basis van hun behoeften?
  • Wat moet jij als werkgever met dit in het achterhoofd (op dit moment) aanbieden? Hoe kun je inspelen op hun toekomstige behoeften?
  • Neem vervolgens de tijd om na te denken over jouw huidige werknemers.
  • Waarom vertrekken ze?
  • Hoe kun je de reden voor hun vertrek in een vroeg stadium van het sollicitatieproces ondervangen?

Wees niet bang om de mogelijke problemen aan te pakken. Moeten ze buiten werktijd op oproepen reageren? Wordt er van hen verwacht dat ze in het weekend werken?

Maak dit duidelijk in de vacaturetekst. Als ze de mogelijke nadelen kennen en dan nog steeds solliciteren op de functie dan heb je een toegewijde sollicitant te pakken die waarschijnlijk langer voor het bedrijf behouden blijft.

Zorg ervoor dat de informatie die je op jouw vacaturepagina's weergeeft, relevant is voor jouw doelgroep. Relevantie gaat over het leveren van:

  • De juiste informatie
  • Aan de juiste doelgroep
  • Op het juiste moment.

Als je dit goed doet zorgt u dat een kandidaat een realistisch beeld krijgt van zowel het bedrijf als de baan. Een goed gedefinieerde doelgroep (ook aangeduid als buyer persona) helpt je hierbij.

3. Bepaal jouw recruitment KPI’s en trek deze door naar de recruitment funnel

Als je de bovenstaande stappen hebt afgerond dan heb je een duidelijk beeld van jouw wervingsdoelen en van de doelgroep (en).

Dan is het tijd voor het leuke gedeelte van het stellen van meetbare doelen en KPI's! Dit helpt je bij het overzicht over jouw wervingsproces.

Wat is een KPI? Een key performance indicator is een meetbare waarde die meet hoe effectief een bedrijf belangrijke zakelijke doelstellingen bereikt.

Waarom KPI's gebruiken? Ze houden de wervingsactiviteiten gericht. Je kunt de voortgang ervan volgen en beoordelen of je op de goede weg zit.

Aan het einde van de periode kun je kwantificeren hoe en op welke manier jouw recruitmentafdeling heeft bijgedragen aan het bedrijf. Dit geeft ook serieuze onderhandelingsmacht tijdens budgetbesprekingen voor het komende kwartaal.

Het belangrijkste doel voor werving moet ambitieus zijn en aansluiten op de bedrijfsdoelstellingen.

Elke reis begint met een eerste stap, dus maak subdoelen die leiden naar het belangrijkste wervingsdoel.

Hoe recruitment KPI’s aan de talent journey te hangen

Traditionele KPI's, zoals wervingstijd, kosten per werving en de kwaliteit van indienstneming, concentreren zich vooral op het laatste deel van de trechter: de indienstneming. Het is belangrijk om aanvullende KPI's te definiëren die behoren tot de eerdere fasen van de funnel: bereik (ook wel bekend als awareness), betrokkenheid en toepassing.

 Recruitment-funnel

De recruitment funnel. Het bepalen van een KPI voor elke stap van de candidate journey helpt te begrijpen waar je het wervingsproces moet aanpassen

Deze benadering laat precies zien waar het proces moet worden aangepast. Welk deel van het wervingsproces verloopt slecht of presteert echt goed?

Immers, als je als doel hebt om de time-to-hire met 20% naar beneden te brengen, moet je ook de time-to-reach, time-to-engage en time-to-apply terugbrengen.

Begin bij het begin. Definieer voor elke fase geschikte waardes en KPI's.

Het verschil tussen waardes en KPI's

KPI's: een Key Performance Indicator is een meetbare waarde die aantoont hoe effectief een bedrijf belangrijke zakelijke doelstellingen bereikt. Het meet het succes van een strategie en is meestal een ratio, bijv. Acceptatiegraad, betrokkenheid, kwaliteit van de sollicitant.

Waardes: een waarde is ook een kwantificeerbare meeteenheid. Het geeft aan hoe effectief u jouw strategische KPI's behaalt. Het meet het succes van een tactiek die die gebruikt wordt om een strategisch doel te behalen. Het kan een absoluut aantal of een verhouding zijn, bijvoorbeeld sessies, gebruikers, paginaweergaves.

 

Stappen voor het vinden van de KPI’s voor elke stap in de talent journey 

  1. Zet de talent journey uit.

  2. Denk na over de behoeften van jouw doelgroep in elke stap van de journey. Welke informatie hebben ze nodig om een gefundeerde beslissing te kunnen nemen om op de functie te solliciteren? Gebruik de informatie die je hebt verzameld over jouw doelgroepen.

  3. Bepaal de waardes voor elke stap van de journey om te meten hoe elke stap van de journey het doet.

  4. Gebruik deze waardes om de uiteindelijke KPI’s vast te stellen.

  5. Kwantificeer jouw KPI's.

Door een gegevensuitwisseling met de ATS houden we bij wat er in al deze fasen gebeurt.

Hoe deze waardes en KPI’s te gebruiken

Gebruik deze KPI's om jouw wervingsproces constant te optimaliseren.

Deze waardes laten zien of een bepaald deel van jouw trechter onvoldoende presteert. Hier zijn een paar voorbeelden:

Krijgt je te weinig traffic in de bewustwordingsfase? 

Dan moet je mogelijk meer traffic naar jouw recruitment website of vacaturepagina's leiden.

Hoe je  dit kunt doen:

Als je meer organisch verkeer wilt genereren (organisch verkeer: gebruikers vinden je via een zoekopdracht, bijvoorbeeld via Google), zijn er enkele basisregels waaraan een goede vacaturewebsite moet voldoen. Google indexeert een pagina met een goede URL-structuur, goede gebruikerservaring op alle apparaten en een korte laadtijd. Zorg ervoor dat je gestructureerde data aan uw pagina's toevoegt en dat je ook klaar bent voor Google for Jobs.

Verbeter je zichtbaarheid binnen de bronnen/ kanalen die belangrijk zijn voor jouw doelgroep (potentiële kandidaten). Om de kwaliteit van sollicitatie/ werving te verbeteren, is het verkrijgen van meer zichtbaarheid vaak een eerste voorwaarde.

 

Vinden kandidaten jouw content niet boeiend?

Mogelijke redenen:

Je toont op jouw vacaturesite mogelijk niet de juiste informatie of de juiste tools op de juiste plaatsen. Of de toon slaat wellicht niet aan. (Misschien moet je dan de behoeften van jouw doelgroep opnieuw bekijken - zie punt 2.)

Is alle relevante informatie gemakkelijk toegankelijk en gemakkelijk te vinden?

Belangrijk! Denk altijd aan mobiele gebruikers. De overgrote meerderheid van gebruikers zal voornamelijk via hun mobiele telefoon vacaturesites bezoeken.

Is de hoeveelheid sollicitaties te laag? 

Stel jezelf dan deze vragen:

  • Zit de knop om te solliciteren op een duidelijk zichtbare plaats?
  • Is de tekst op deze knop duidelijk genoeg?
  • Geef je voldoende informatie voor de kandidaat om een weloverwogen beslissing te nemen? (Dit kan een andere reden zijn om terug te gaan naar punt 2 over de doelgroep.)
  • Bevat jouw carrièrewebsite een intuïtief sollicitatieproces en is deze geoptimaliseerd voor mobiele bezoekers?
  • Is jouw aanvraagformulier aangepast aan de doelgroep? Misschien moet je bijvoorbeeld andere formulieren maken voor een bijbaan in de supermarkt en een voor een hooggekwalificeerde functie op het hoofdkantoor. Dat komt omdat er voor een bijbaantje waarschijnlijk geen CV nodig is, terwijl kandidaten die solliciteren voor een kantoorbaan hoogstwaarschijnlijk een CV en een motivatiebrief moeten indienen.

Gebruik statistieken die gemakkelijk te vergelijken zijn met sectorgemiddelden, zoals percentages. Maak jouw eigen benchmark die je als referentiepunt gebruikt.

Een voorbeeld van een recruitment KPI

Kwaliteit van sollicitant als rekruterings-KPI - een manier om employer branding te meten

Hoewel branding en bedrijfsimago moeilijk lijken te koppelen aan bedrijfsdoelen, is dat wel degelijk mogelijk.

De Nederlandse supermarktketen Jumbo heeft als wervings doelstelling om 1 van de 3 sollicitanten in 2020 aan te nemen, en concentreert zich hierbij op imago. Hun belangrijkste KPI is de kwaliteit van de sollicitant. En wel hierom.

Een van hun belangrijkste doelgroepen zijn studenten. Jumbo heeft bewezen dat hoe vaker zij sollicitanten afwijzen tijdens het wervingsproces, hoe minder waarschijnlijk (de ouders van) deze kandidaten hun boodschappen in een Jumbo supermarkt zullen doen.

Afwijzingen schaden de merkreputatie, die omgekeerd evenredig is met de omzet. Hoe minder afwijzingen, hoe meer inkomsten. (Zie je  hoe goed ze hun wervings doel hebben gekoppeld aan de bedrijfsdoelstelling?)

Wat is er binnen jouw organisatie belangrijk?

 

+1: Maak de recruitment KPI’s onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van jouw team

Nadat je de juiste KPI's hebt vastgesteld, is het belangrijk dat je inzicht krijgt in deze statistieken. Configureer jouw analytics setup en maak de voortgang zichtbaar in een dashboard dat makkelijk door elk teamlid te lezen is.

Tip: gebruik de gegevens om jouw team te motiveren, bijvoorbeeld door het dashboard in de kantoorruimte te laten zien. Hierdoor wordt jouw team bewuster van de beschikbare gegevens en de voortgang naar de doelen gaat.

Samenvatting: stappen om de juiste wervings-KPI's te vinden

1. Bekijk de bedrijfsdoelstellingen en breng deze in lijn met uw recruitment doelstellingen

2. Leer jouw doelgroep kennen

3. Bepaal jouw recruitment KPI’s en trek deze door naar de recruitment funnel

+1: Maak de recruitment KPI’s onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden van jouw team

Gratis werkdocument: 4 stappen om de beste recruitment KPI’s te bepalen