5 manieren waarop een ATS het selectieproces verbetert (en hoe kies je een ATS)

Written by: Endouble Endouble
Blog

Lees in: English

Een selectieproces is niet altijd even gemakkelijk te managen.

Elke dag nieuwe sollicitanten die hun cv’s inleveren, intakes en interviews om in te plannen met hiring managers en sollicitanten en omgaan met gevoelige gegevens van kandidaten. Needless to say: een simpele spreadsheet is niet de juiste manier om het selectieproces voor een nieuwe medewerker te stroomlijnen.

Dingen raken snel kwijt of sollicitanten glippen door de procedures heen en kansen worden gemist. Zonder de juiste systemen kan het onopzettelijk gebeuren dat er voor kandidaten een negatieve ervaring gecreëerd wordt – met de kans dat je de beste talenten daardoor misloopt.  

Gelukkig zorgt een Applicant Tracking System (ATS) ervoor dat je alles vanuit één plek kunt beheren.

Een ATS kan elk bedrijf van elke grootte helpen om:

  • Het recruitmentproces te stroomlijnen
  • De ervaring van kandidaten te verbeteren
  • Efficiënter nieuw talent aan te nemen

Maar hoe weet je of een ATS goed werkt voor jou en je organisatie? Laten we eens kijken naar wat een Applicant Tracking System is, hoe het werkt en hoe je erachter komt welke software de juiste is voor jouw bedrijf.

Wat is een Applicant Tracking System?

Een Applicant Tracking System (ATS) is een recruitment tool die helpt bij het organiseren, automatiseren en het overzicht behouden over het aannameproces. Deze software vergemakkelijkt het werk van de recruiter door ze op het juiste moment met de juiste kandidaten te verbinden.

ATS'en verzamelen sollicitaties en cv’s, en beoordelen kandidaten op wie het beste bij uw eisen past. Een ATS helpt ook bij te houden waar de kandidaten zich precies in het proces bevinden.

Door alle informatie vanuit een plek te beheren wordt het proces voor uw HR-afdeling vergemakkelijkt. Hier zijn een aantal signalen dat het tijd is om een ATS voor uw bedrijf te implementeren.  

1. Een ATS helpt bij een snel en efficiënt aannamebeleid

De gemiddelde tijd om iemand aan te nemen ligt ergens tussen de 13 en 49 dagen, afhankelijk van je branche.

Tijd hebben we natuurlijk allemaal tekort. Maar als je daadwerkelijk in een selectieproces zit, kost alle tijd van een onvervulde vacature je bedrijf geld en productiviteit. Als er teamleden overwerken om dat op te vangen, kan dat ook nog eens zijn weerslag hebben op de rest van het team.

Het is altijd belangrijk om zo snel mogelijk een nieuwe werknemer aan te nemen. Maar iemand het bedrijf 'inrommelen', zonder de tijd te nemen voor een gedegen interview en zorgvuldige selectieprocedure, is ook weer niet de bedoeling.

Een Applicant Tracking System helpt je bij het terugbrengen van de tijd dat een vacature openstaat en helpt daarnaast bij het vinden van de juiste kandidaat voor die vacature.

Er kunnen tijdens het aannameproces een aantal dingen gebeuren die het proces kunnen vertragen of zelfs verlengen. Van zoekgeraakte mails tot slechte communicatie, er is altijd wel wat waardoor iets meer tijd en geld kost om het op de rit te krijgen.

Een ATS ondervangt een aantal van deze problemen waardoor het hele proces een stuk soepeler verloopt. Een ATS snuffelt door de cv’s om de beste kandidaten eruit te vissen. Zo zijn jij en je team niet urenlang bezig om alle gekwalificeerde kandidaten er tussenuit te halen.

Een Applicant Tracking System kan ook gebruikt worden om vacatures te plaatsen, interviewverzoeken te versturen en reacties te volgen. Als je vanuit een enkel dashboard werkt kunt je snel je to-do lijstje afwerken zonder tijd te verdoen met het schakelen tussen allerlei verschillende systemen.

Samenvattend helpt een ATS om nieuwe, gekwalificeerde werknemers op de gewenste posities te krijgen zonder het recruitmentproces te hoeven afraffelen. De juiste software zorgt ervoor dat je het hele proces stroomlijnt, alle ballast ertussenuit haalt en fouten en taken die te veel tijd in beslag nemen vermijdt.

 


2. Een ATS verbetert de candidate experience

De candidate experience komt veel ter sprake als we het hebben over de interviews en het aannameproces. Het klinkt misschien een beetje als een modewoord, maar het heeft wel degelijk een impact of kandidaten wel of niet op een aanbod ingaan.

Voor een kandidaat is het interview proces de eerste blik in de dagelijkse gang van zaken bij uw bedrijf. Ze gaan dan op zoek naar dingen die ze niet goed vinden in de organisatie, zoals gebrekkige communicatie of rommelige organisatie van ontmoetingsmomenten als een sollicitatiegesprek.

Om de beste kandidaten te overtuigen om bij jou te komen werken, dien je ervoor te zorgen dat het aannameproces zo positief mogelijk wordt ingericht. Als de organisatie niet klopt of als er geen duidelijk recruitmentsysteem is, kan dit lastig worden.

Een slechte ervaring kan langdurige gevolgen hebben. Van individuen die een negatieve ervaring hebben gehad zou 63% de baan niet aannemen en 83% zou nooit meer bij dat bedrijf gaan solliciteren. Nog erger is dat 50% anderen zou aanraden om niet bij de organisatie te gaan solliciteren.

Met een ATS ondervang je een deel van de frustraties en beïnvloed je hoe kandidaten je bedrijf bekijken – of ze nu wel of niet aangenomen worden.

Met een ATS zit je bovenop alle informatie van de kandidaten. Je kunt snel zien waar een kandidaat zich in het proces bevindt, of je wel of geen contact met hem hebt gehad en of het tijd is voor een update. Dit systeem zorgt dat er geen kandidaat meer kwijtraken in de sollicitatieprocedure.

Een ATS kan ook helpen bij het personaliseren van content voor uw kandidaten. Elke kandidaat wil zich tijdens de sollicitatieprocedure speciaal voelen. Als je een standaard e-mail stuurt kunnen kandidaten zich niet gewaardeerd voelen.   

Laat sollicitanten zien dat je ze waardeert door e-mails te personaliseren, follow-ups en check-ins in te plannen en kandidaten af en toe een berichtje te sturen. Het systeem is nog steeds geautomatiseerd, maar het zijn deze kleine details de die de perceptie van een kandidaat over je bedrijf kunnen sturen.

3. Een ATS helpt bij organisatiebeheer

Een slechte organisatie van het selectieproces kan je duur komen te staan. Niets is zo knullig als dat je een sollicitant moet vragen om documenten of informatie opnieuw op te sturen.

Het zoekraken van belangrijke documenten is slechts een voorbeeld. Maar is niet alleen slecht voor de indruk die een kandidaat heeft van je bedrijf: je loopt bovendien het risico dat je gevoelige gegevens openbaart. Informatie zoals adressen en telefoonnummers zouden niet in de verkeerde handen mogen vallen.  

Met een Applicant Tracking System heb je niet alleen een veilige plek om alle documenten en informatie van sollicitanten op te slaan, maar je kunt er ook kandidaten efficiënter mee volgen. Met alles op één plek hoef je niet constant te schakelen tussen verschillende programma’s om de informatie te vinden die je nodig hebt.

In je ATS kun je alles opslaan, van cv’s tot interviewnotities en beoordelingen. Je kunt zelfs tags of labels aan de kandidaten hangen, waardoor ze beter te categoriseren zijn.

De meeste ATS'en zijn te integreren met andere apps en tools die je al gebruikt. Denk daarbij aan dingen zoals de kalender en e-mail. Alles in één dashboard betekent dat je minder tijd nodig hebt om alles te vinden en je hebt alle afspraken en correspondentie van elke kandidaat op één plek.

Een Applicant Tracking System gebruiken is perfect om het aannameproces georganiseerd te houden. Maar de voordelen van zo’n systeem beperken zich niet enkel daartoe. Met een ATS bouw je ook een talentpool van voormalige sollicitanten waar je potentieel veel tijd mee kunt besparen als je weer iemand moet aannemen.  

Door kandidaten goed categoriseren en labelen kun je snel de juiste personen ertussenuit pikken die eerder wellicht minder geschikt leken, maar bij nader inzien toch bij je organisatie passen. Resultaat: dat bespaart je veel tijd en geld bij een volgende soortgelijke vacature.  


4. Een ATS verbetert het bereik van een vacature

De kwaliteit van de juiste man of vrouw voor de job, hangt af van je sollicitanten. Om de beste talenten aan te kunnen nemen moet je ze wel eerst lokken en verleiden om te solliciteren.

Maar slechts 2% van de kandidaten haalt de interviewfase.

Dit betekent dat je een groot net moet uitgooien als je een vacature hebt. Dit kan enorm tijdrovend zijn als je de vacature op verschillende plaatsen elke keer handmatig moet uploaden. Als je besluit om tijd te besparen door slechts een paar sites te gebruiken, loop je weer het risico dat er niet genoeg gekwalificeerde kandidaten op je vacature afkomen.

Met een Applicant Tracking System kunt je dit proces automatiseren. Het ATS beschikt al over een aantal geïntegreerde vacaturesites waardoor het makkelijk wordt om je vacature op meerdere vacaturesite en social media te verspreiden.

Bepaalde ATS-tools besparen ook geld op de vacaturesites. Als ze samenwerken met bepaalde sites, kun je korting krijgen op plaatsing. Alle beetjes helpen immers.

Een ATS helpt ook bij het stroomlijnen van het organisatieproces van de kandidaten van de verschillende vacaturesites. Als je via het ATS een vacature plaatst, zullen de kandidaten automatisch in het systeem opgenomen worden.

Door al je kandidaten in een systeem te verzamelen hoef je geen gegevens over te zetten of alles in verschillende spreadsheets te organiseren. Alle informatie staat immers in één systeem zodat je snel aan de slag kunt.

Ten slotte helpt een ATS ook een groot aantal kandidaten te beheren. Het systeem classificeert en categoriseert automatisch de kandidaten op basis van hoe goed ze bij de omschrijving en keywords van de vacature passen. Daardoor kun je gemakkelijk het kaf van het koren scheiden zonder veel extra tijd kwijt te zijn.  


5. Een ATS verzamelt je recruitmentdata

Door alle gegevens te verzamelen krijg je inzicht in je recruitmentproces. Dat zorgt ervoor dat je betere kandidaten kunt aantrekken, de beste kandidaten eruit kunt vissen en efficiënter de juiste individu op de vacature kunt plaatsen.  

Key Performance Indicators (KPI’s) geven belangrijke informatie over hoe je het aannameproces kunt verbeteren, maar ze kunnen lastig te berekenen zijn. Zelfs met behulp van spreadsheets verdoe je talloze uren met het invoeren van gegevens.

Het alternatief - helemaal geen gegevens verzamelen - zorgt er weer voor dat er gaten en problemen in de recruitmentfunnel ontstaan. Als je niet scherp hebt hoeveel kandidaten je interviewt, hoe het aannameproces precies duurt, of hoeveel elke kandidaat respectievelijk kost, kan het recruitmentproces inefficiënt worden zonder dat je het doorhebt.

Omdat het proces geautomatiseerd is, houd je met een ATS makkelijker de gegevens in de gaten en hoef je zelf geen berekeningen meer uit te voeren. Sommige systemen genereren zelfs automatisch rapportages zodat je snel een overzicht hebt van de belangrijkste KPI’s.

Met een Applicant Tracking System heb je ook alle verschillende gegevens op één plek. Door het ATS te integreren met de verschillende andere productiviteitstools die je gebruikt, kun je over de gehele recruitmentlinie gegevens verzamelen. 

Je kunt deze gegevens vervolgens gebruiken om meer strategische doelen op te stellen of problemen in de recruitmentfunnel te identificeren. Naarmate je het recruitmentproces verfijnt, heb je beter zicht op de kandidaten met de juiste kwalificaties en kun je ze verleiden om bij jou te komen werken.  


Conclusie

Of je organisatie nu groot of klein is, een Applicant Tracking System helpt bij het stroomlijnen, verbeteren en beheren van je aannameproces. Zo neem je altijd de beste kandidaat voor je vacature aan.

Samenvattend kan een ATS het selectieproces voor je organisatie op de volgende manieren verbeteren:

  1. Een ATS helpt bij een snel en efficiënt aannamebeleid

  2. Een ATS verbetert de candidate experience

  3. Een ATS helpt bij organisatiebeheer

  4. Een ATS verbetert het bereik van een vacature

  5. Een ATS verzamelt je recruitmentgegevens

Moeite met een ATS kiezen? En benieuwd of deze wel integreert met je werken-bij-website? Wij kunnen kunnen je helpen! Neem contact op voor meer informatie.