5 manieren waarop een ATS het selectieproces verbetert (en hoe kies je een ATS)

Written by: Endouble Endouble
Blog

Een aannameproces kan lastig te managen zijn.

Met elke dag nieuwe sollicitanten die hun cv’s inleveren, interviews om in te plannen, en omgaan met gevoelige gegevens van kandidaten is een simpele spreadsheet of documentje niet echt de manier om dit allemaal te beheren.

Dingen raken snel kwijt of sollicitanten glippen door de procedures heen en kansen worden gemist. Zonder het gebruik van de juiste systemen kan het onopzettelijk gebeuren dat er voor kandidaten een negatieve ervaring gecreëerd wordt – met de kans dat je de beste talenten daardoor misloopt.  

Gelukkig zorgt een Applicant Tracking System (ATS) ervoor dat je alles vanuit één plek kunt beheren.

Een ATS kan elk bedrijf van elke grootte helpen om:

  • Het recruitment proces te stroomlijnen
  • De ervaring van kandidaten te verbeteren
  • Efficiënter nieuw talent aan te nemen

Maar hoe weet je of een ATS goed werkt voor jou en je organisatie? Laten we eens kijken naar wat een Applicant Tracking System is, hoe het werkt en hoe je erachter komt welke software de juiste is voor jouw bedrijf.

Wat is een Applicant Tracking System?

Een Applicant Tracking System (ATS) is een recruitment tool die helpt bij het organiseren, automatiseren en het overzicht behouden over het aannameproces. Deze software vergemakkelijkt het werk van de recruiter door ze op het juiste moment met de juiste kandidaten te verbinden.

ATSen verzamelen sollicitaties en cv’s, en beoordelen kandidaten op wie het beste bij uw eisen past. Een ATS helpt ook bij te houden waar de kandidaten zich precies in het proces bevinden.

Door alle informatie vanuit een plek te beheren wordt het proces voor uw HR-afdeling vergemakkelijkt. Hier zijn een aantal signalen dat het tijd is om een ATS voor uw bedrijf te implementeren.  

1. Een ATS helpt bij een snel en efficiënt aannamebeleid

De gemiddelde tijd om iemand aan te nemen ligt ergens tussen de 13 en 49 dagen, afhankelijk van je branche.

De tijd vliegt maar als je daadwerkelijk in een aannameproces zit kost alle tijd van een onvervulde vacature je bedrijf geld en productiviteit. Als er teamleden overwerken om dat op te vangen kan dat ook nog eens zijn weerslag hebben op de rest van het team.

Het is altijd belangrijk om zo snel mogelijk een nieuwe werknemer aan te nemen. Maar iemand het bedrijf inrommelen, zonder de tijd te nemen voor een gedegen interview en zorgvuldige selectieprocedure is ook weer niet de bedoeling.

Een Applicant Tracking System helpt je bij het terugbrengen van de tijd dat een vacature openstaat en helpt daarnaast bij het vinden van de juiste kandidaat voor die vacature.

Er kunnen tijdens het aannameproces een aantal dingen gebeuren die het proces kunnen vertragen of zelfs verlengen. Van zoekgeraakte mails tot slechte communicatie, er is altijd wel wat waardoor iets meer tijd en geld kost om het op de rit te krijgen.

Een ATS ondervangt een aantal van deze problemen waardoor het hele proces een stuk soepeler verloopt. Een ATS snuffelt door de cv’s om de beste kandidaten eruit te vissen zodat jij en je team niet uren bezig zijn om alle gekwalificeerde kandidaten er tussenuit te halen.

Een Applicant Tracking System kan ook gebruikt worden om vacatures te plaatsen, interviewverzoeken te versturen en reacties te volgen. Als je vanuit een enkel dashboard werkt kunt je snel je to-do lijstje afwerken zonder tijd te verdoen met het schakelen tussen allerlei verschillende systemen.

Samenvattend helpt een ATS om nieuwe, gekwalificeerde werknemers op de gewenste posities te krijgen zonder het recruitmentproces af te hoeven raffelen. De juiste software zorgt ervoor dat je het hele proces stroomlijnt, alle ballast er tussenuit haalt en fouten en taken die te veel tijd in beslag nemen vermijdt.

 


2. Een ATS Verbetert de candidate experience

De candidate experience komt veel ter sprake als we het hebben over de interviews en het aannameproces. Het klinkt misschien een beetje als een modewoord, maar het heeft wel degelijk een impact of kandidaten wel of niet op een aanbod ingaan.

Voor een kandidaat is het interview proces de eerste blik in de dagelijkse gang van zaken bij uw bedrijf. Ze gaan dan op zoek naar dingen die ze niet goed vinden in de organisatie, zoals gebrekkige communicatie of desorganisatie.

Om de beste kandidaten te overtuigen om bij jou en je team te komen werken dien je ervoor te zorgen dat het aannameproces zo positief mogelijk wordt ingericht. Als de organisatie niet klopt of als er geen duidelijk recruitmentsysteem is kan dit lastig worden.

Een slechte ervaring kan langdurige gevolgen hebben. Van individuen die een negatieve ervaring hebben gehad zou 63% de baan niet aannemen en 83% zou nooit meer bij dat bedrijf gaan solliciteren. Nog erger is dat 50% anderen zou aanraden om niet daar te gaan solliciteren.

Met een ATS ondervang je een deel van de frustraties en verbeter je hoe kandidaten je bedrijf bekijken – of ze nu wel of niet aangenomen worden.

Met een ATS zit je bovenop alle informatie van de kandidaten. Je kunt snel zien waar een kandidaat zich in het proces bevindt, of je wel of geen contact met hem heeft gehad en of het tijd is voor een update. Dit systeem zorgt dat er geen kandidaat meer kwijtraakt in de sollicitatieprocedure.

Een ATS kan ook helpen bij het personaliseren van content naar uw kandidaten. Elke kandidaat wil zich tijdens de sollicitatieprocedure speciaal voelen. Als je een standaard mail stuurt kunnen kandidaten zich niet gewaardeerd voelen.   

Laat sollicitanten zien dat je ze waardeert door mails te personaliseren, follow-ups en check-ins in te plannen en kandidaten af en toe een berichtje te sturen. Het systeem is nog steeds geautomatiseerd maar het zijn dit soort kleine details de die de perceptie van een kandidaat jegens je bedrijf de goede kant op kunnen sturen.

3. Een ATS helpt bij organisatiebeheer

Desorganisatie kan veel hoofdbrekens kosten. Niets ziet er zo knullig uit als dat je een sollicitant moet vragen om documenten of informatie opnieuw op te sturen.

Het zoekraken van belangrijke documenten  is niet alleen slecht voor het imago dat een kandidaat heeft van je bedrijf, je loopt tevens het risico dat je gevoelige gegevens openbaart. Informatie zoals adressen en telefoonnummers zouden niet in de verkeerde handen mogen vallen.  

Met een Applicant Tracking System heb je niet alleen een veilige plek om alle documenten en informatie van sollicitanten op te slaan, maar je kunt er ook kandidaten efficiënter mee volgen. Met alles op één plek hoef je niet constant te schakelen tussen verschillende programma’s om de informatie te vinden die je nodig hebt.

In je ATS kun je alles opslaan, van cv’s tot interview notities en beoordelingen. Je kunt zelfs tags of labels aan de kandidaten hangen, waardoor ze beter te categoriseren zijn.

De meeste ATSs en zijn met andere apps en tools die je al gebruikt te integreren. Denk daarbij aan dingen zoals de kalender en email. Alles onder één dashboard betekent dat je minder tijd nodig hebt om alles te vinden en je hebt alle afspraken en correspondentie van elke kandidaat onder één dak.

Een Applicant Tracking System gebruiken is perfect om georganiseerd te blijven tijdens het aannameproces, maar de voordelen van zo’n systeem beperken zich niet enkel daartoe. Met een ATS heb je ook een database van voormalige sollicitanten in handen waar je potentieel veel tijd mee kunt besparen als je weer iemand moet aannemen.  

Door kandidaten goed categoriseren en labelen kun je snel de juiste personen er tussenuit pikken die wellicht op een eerder moment minder geschikt leken maar bij nader inzien toch beter bij je organisatie passen – waardoor ook op deze manier tijd en geld bespaard wordt.  


4. Een ATS verbetert het bereik van een vacature

De kwaliteit van iemand die je aanneemt hangt af van je sollicitanten. Om de beste talenten aan te kunnen nemen moet je ze wel eerst lokken en verleiden om te solliciteren.

Maar slechts 2% van de kandidaten haalt de interviewfase.

Dit betekent dat je een groot net moet uitgooien als je een vacature hebt. Dit grote net kan wel enorm tijdrovend zijn als je de vacature op verschillende plaatsen elke keer handmatig moet uploaden. Als je besluit om tijd te besparen door slechts een paar sites te gebruiken loop je weer het risico dat er niet genoeg gekwalificeerde kandidaten op je vacature afkomen.

Met een Applicant Tracking System kunt je dit proces automatiseren. Het ATS beschikt al over een aantal geïntegreerde vacaturesites waardoor het makkelijk wordt om je vacature op meerdere vacaturesite en social media te verspreiden.

Bepaalde ATS-tools besparen ook geld op de vacaturesites. Als ze samenwerken met bepaalde sites kun jekorting krijgen op plaatsing. Alle beetjes helpen immers.

Een ATS helpt ook bij het stroomlijnen van het organisatieproces van de kandidaten van de verschillende vacaturesites. Als je via het ATS een vacature plaatst zullen de kandidaten automatisch in het systeem opgenomen worden.

Door al je kandidaten in een systeem te verzamelen hoef je geen gegevens over te zetten of alles in verschillende spreadsheets te organiseren. Alle informatie staat immers in één systeem zodat u snel aan de slag kunt.

Ten slotte helpt een ATS ook een groot aantal kandidaten te beheren. Omdat het systeem automatisch de kandidaten classificeert en categoriseert op basis van hoe goed ze bij de omschrijving en keywords passen, kun je gemakkelijk het kaf van het koren scheiden zonder veel extra tijd kwijt te zijn.  


5. Een ATS verzamelt je recruitment gegevens

Door alle gegevens verzamelen krijg je inzicht in je recruitmentproces waardoor je betere kandidaten kunt aantrekken, de beste kandidaten eruit kunt vissen en op efficiëntere wijze de juiste individu op de vacature kunt plaatsen.  

Key Performance Indicators (KPI’s) geven belangrijke informatie over hoe je het aannameproces kunt verbeteren maar ze kunnen lastig bij te houden en te berekenen zijn. Zelfs met behulp van spreadsheets verdoe je talloze uren met het invoeren van gegevens.

Het alternatief van helemaal geen gegevens zorgt weer voor gaten en problemen in de recruitment funnel. Als je niet scherp hebt hoeveel kandidaten je interviewt, hoe lang het duurt voordat ze aangenomen worden, or hoeveel elke kandidaat respectievelijk kost, kan het recruitmentproces inefficiënt worden zonder dat je het doorhebt.

Omdat het proces geautomatiseerd is houdt u met een ATS makkelijker de gegevens in de gaten en uw team hoeft dan zelf geen berekeningen meer uit te voeren. Sommige systemen genereren zelfs automatisch rapportages zodat u snel een overzicht heeft van de belangrijkste KPI’s.

Met een Applicant Tracking System heb je ook alle verschillende gegevens op een plek. Door het ATS te integreren met de verschillende andere productiviteitstools die je gebruikt kun je gegevens van over de hele linie verzamelen.

Je kunt deze gegevens vervolgens gebruiken om meer strategische doelen op te stellen of problemen in de recruitment funnel te identificeren. Naarmate je het recruitmentproces verfijnt heb je beter zicht op de kandidaten met de juiste kwalificaties en kun je ze verleiden om bij jou te komen werken.  


Conclusie

Of je organisatie nu groot of klein is, een Applicant Tracking System helpt bij het stroomlijnen, verbeteren en beheren van je aannameproces zodat je altijd de beste kandidaat voor je vacature aanneemt.

Samenvattend kan een ATS het selectieproces voor je organisatie op de volgende manieren beter maken:

  1. Een ATS helpt bij een snel en efficiënt aannamebeleid

  2. Een ATS verbetert de candidate experience

  3. Een ATS helpt bij organisatiebeheer

  4. Een ATS verbetert het bereik van een vacature

  5. Een ATS verzamelt je recruitment gegevens

Bij het kiezen van een ATS die bij jouw organisatie past dient je de unieke vacature behoeften van je bedrijf helder te hebben.

More Blogposts