5 kritische gesprekken die elke recruiter wil voeren met de hiring manager - én zichzelf

Written by: Jeroen Kneppers Jeroen Kneppers
Blog

Lees in: English

Recruiters en hiring managers hebben hetzelfde doel: de beste kandidaat werven voor het bedrijf. Aan de recruiter om de hiring manager scherp te houden tijdens het selectieproces. Deze kritische vragen helpen daarbij.

Recruiters zijn niet ondergeschikt aan hiring managers. Maar ze gedragen zich soms wel zo. Ze zijn gelijken die moeten samenwerken om de beste kandidaat voor het bedrijf aan te nemen. Recruiters moeten daarom breken met de gewoonte om zich als ‘bediende’ op te stellen naar de business. Dat stelde John Vlastelica, oprichter van Recruitment Toolbox, onlangs in zijn keynote op de ERE Recruiting conference in San Diego.

Daarbij gaat het niet om harder werken of dienend zijn aan de hiring manager, maar wel over het voeren van een flink stuk verwachtingsmanagement. Alleen zo kun je een echte business partner zijn.

intake hiring manager

Om die rol op te pakken, doen recruiters er goed aan kritische (en soms lastige) gesprekken te voeren met hun hiring managers over de volgende onderwerpen:

  1. Gebruik van data
  2. Aantal gepresenteerde CV’s
  3. Selectie op diversiteit
  4. Omvang van de sollicitatiecommissie
  5. Duur van het selectieproces

1. Welke data gebruik je eigenlijk?

Welke data kun je gebruiken om de hiring manager te stimuleren het juiste verwachtingspatroon neer te zetten? Denk aan een situatie waarin je als recruiter naar een intake gaat voor een software developer in Amsterdam.

Hier kun je kijken naar:

  • macro data zoals de hoogte van salarissen op regioniveau, om de aanwezigheid van talent in de regio te identificeren. Met de grote hoeveelheid venture capital die de hoofdstedelijke regio instroomt, is de schaarste van Nederlands toptalent gigantisch. Kijk daarmee of je hiring manager open staat voor het aannemen van internationale kandidaten of zelfs remote workers om zo de top van de funnel te vergroten.
  • micro data zoals doorlooptijden van de tien laatst ingevulde rollen binnen het team, geven op hun beurt weer een goed inzicht in verwachtingen over de duur van het selectieproces.

Manage op basis van dit soort inzichten de verwachtingen over de kandidaat. Wanneer de hiring manager vasthoudt aan een Nederlands sprekende engineer, verhoogt dit de doorlooptijd van de rol. Ga de discussie aan: welke skills heeft de kandidaat écht nodig voor de baan?

2. Zijn meer CV’s écht nodig?

Een veelvoorkomende uitspraak van hiring managers: ‘Ik heb meer kandidaten nodig!’

Stel je daarbij als recruiter allereerst de vraag: welk probleem lost het voorstellen van meer kandidaten op? Een groter aantal kandidaten vergroot de kans op onzekerheid bij hiring managers: hoe meer kandidaten, hoe meer keuzestress. Kijk goed naar de benodigde skills en stel daarop een beperkte set kandidaten voor. En pitch deze écht goed bij de hiring manager.

Als talentadviseur maak je bovendien veel meer impact wanneer je niet alleen de top van de funnel, maar ook het midden van de funnel actief weet te managen. Meer aandacht naar de kwaliteit van de screening en de interviews dus.

recruitment funnel

De behoefte van een hiring manager aan meer kandidaten is logisch: misschien zit daar dat pareltje wel bij. Maar de hiring manager kent hier vaak niet de gevolgen van: de (verborgen) kosten en een mogelijk negatieve ervaring van de kandidaat met het bedrijf. Te veel aandacht op de top van de funnel zorgt voor meer tijd in marketing, screening en interviewkosten en creëert een teleurstellingenfabriek.

Hoe meer kandidaten je uitnodigt, hoe meer je er zal moeten afwijzen. En een lange doorlooptijd gaat ten koste van de candidate experience en dat doet afbreuk aan je employer brand.

3. Werven we ook op diversiteit?

Het algemene sentiment onder hiring managers is vaak: ‘Ik wil best een diverser team creëren, maar ik doe geen concessies aan kwaliteit.’ Diversiteit wordt nog te vaak gezien als een ‘nice to have’.

Maar bij het vaststellen van vereisten aan de ideale kandidaat (volgens Vlastelica ook wel de WGLL of ‘What good looks like’) wordt de selectie op diversiteit gezien als een bonus. Wat voegt de kandidaat extra toe aan de baan of het bedrijf? Hiring managers hebben snel de neiging om risicoavers te handelen: ‘We gaan voor ons soort mensen.’

De taak van de talentadviseur is om de hiring manager bewust te maken van de waarde van diversiteit. Dat ‘andersoortige’ kandidaten een andere kijk op zaken meebrengen en dus iets extra’s toevoegen aan het team. En dat kan bijdragen aan innovatie.

Welke vaardigheden, kennis of inzichten kan divers talent dus brengen wat je nu nog niet in je team hebt? Kijk dus niet alleen of iemand geschikt is de functie (de ‘fit’), maar óók naar wat iemand toevoegt (de ‘add’).

hire on diversity-1

Daarbij daagt Vlastelica dus uit om verder te kijken dan ‘hire for culture fit’, omdat gelijkheid onvoldoende een cultuur van innovatie met zich meebrengt. Een verantwoordelijkheid van de talentadviseur: deze werkt immers primair voor het bedrijf. Zorg daarom dat de behoefte aan diversiteit van het bedrijf al wordt meegenomen in de eerste intake.

4. Kan de sollicitatiecommissie kleiner?

De omvang van de sollicitatiecommissie en het aantal stappen in het proces zijn binnen corporate organisaties altijd een struikelblok.

Hiring managers zijn namelijk niet per saldo goede selecteurs. Daarom betrekken zij vaak meerdere collega’s bij de selectie. Maar hoe méér mensen je betrekt bij de beslissing, hoe groter de kans dat je een ‘middle of the road’ kandidaat aanneemt.

Talentadviseurs doen er goed aan om al tijdens de intake met de hiring manager de samenstelling van het interviewteam en de selectieprocedure zorgvuldig te bespreken. Twee zaken zijn hierin belangrijk. De valse positieve: wanneer het selectieteam te klein is, groeit de kans dat je voor een kandidaat kiest die je achteraf liever niet had aangenomen.

engaged hiring managers


Bij een te grote sollicitatiecommissie ligt juist de valse negatieve op de loer. Het risico dat je de goede kandidaat juist niet aanneemt - en dus talent misloopt. Bovendien is hier het inplannen van gesprekken lastig, om nog niet te spreken over het (tijdig) feedback ontvangen over de kandidaten. Gevolg: de time to hire loopt onnodig op.

Het perfecte team bestaat uit overigens uit vier personen, stelde Mike Lee, Manager Corporate Talent Acquisition bij The Home Depot tijdens een andere sessie op ERE Conference.

5. Waarom duurt het selectieproces zo lang?

Tijd is kostbaar. Niemand heeft er baat bij wanneer het selectieproces weken voortsleept. Waarom duurt het bij de meeste bedrijven dan zo lang voordat vacatures worden vervuld?

Het probleem ligt vaak bij een verkeerd beeld over het gezochte profiel of onduidelijkheid over het proces. Het is de taak van de talentadviseur om tijdens de intake een realistische verwachting neer te leggen. Een hiring manager denkt dat kandidaten direct reageren en ze binnen twee dagen wel op gesprek kunnen komen. Maar ook kandidaten hebben een volle agenda.

Maak daarom een analyse van historische vacatures voor een realistisch beeld. Hoe zou het het selectieproces eruit moeten zien? In welke fase verliezen jullie onnodig veel tijd? Zorg dat je tijdens de intake heldere verwachting schept over duur en inhoud van elke fase. Het plannen van interviews is zeer tijdrovend, zeker wanneer de sollicitatiecommissie (te) groot is.

lead time selection processWanneer het selectieproces verstoord wordt of er onnodig veel tijd verloren gaat in een fase, durf het proces dan te pauzeren. Bespreek eventuele issues met je hiring manager. Hiring managers spenderen vaak veel tijd aan de top van de funnel. Als talentadviseur moet je kritisch zijn op activiteiten die - zoals het presenteren van meer CV’s - niet gelinkt zijn aan succes.

6. (BONUS) Hoe belangrijk vind jij dit eigenlijk?

Deze is voor de recruiters die écht uit de rol van bediende willen stappen. Want de snelheid en kwaliteit van de hire is in grote mate afhankelijk van hoe betrokken een hiring manager is bij het selectieproces, zo blijkt uit onderzoek. Toptalent kiest voor betrokken hiring managers: mensen die zich inzetten en hard maken voor een goede selectie. (zie afbeelding).

Een hiring manager heeft een functie te verkopen en het is zaak dat hij deze goed onder het voetlicht brengt. Aan de recruiter als adviseur om de hiring manager hierin coachen. Door duidelijke verwachtingen te scheppen en doelen te stellen voor de interviews. Maar ook door te stimuleren de kandidaat feedback mee te geven. De kandidaat moet slimmer het gesprek uitlopen dan dat hij erin ging.

Haal je als talentadviseur geen energie haalt uit het coachen van lastige hiring manager? Dan heb je een probleem: dit is namelijk de essentie van je rol. Een kritisch gesprek voeren met de manager is één ding, een kritisch gesprek met jezelf is een tweede.

Conclusie

Onthoud als recruiter in ieder geval de volgende takeaways voor beter en sneller selectieproces:

  1. Gebruik data om het juiste verwachtingspatroon te creëren bij de hiring manager.
  2. Méér CV’s is niet altijd beter. De hiring manager kent vaak niet de gevolgen van het aanleveren van extra kandidaten: kosten en mogelijk negatieve ervaringen van kandidaten. Aan jou om dit de hiring manager bij te brengen.
  3. Selecteren op diversiteit kan het team of bedrijf veel opleveren. Kijk bij de kandidaat dus niet alleen naar de ‘fit’, maar óók naar de ‘bonus’.
  4. Een te grote sollicitatiecommissie wordt een log selectieapparaat. Wees dus selectief met het samenstellen van het team.
  5. Wanneer een fase in het selectieproces onnodig lang duurt, durf het proces dan te pauzeren.

Benieuwd hoe wij je kunnen helpen (aan de hand van data) een kritisch gesprek met je hiring manager te voeren? Neem dan contact met ons op.