5 KPI’s om het recruitmentproces te verbeteren - en hoe bepaal je ze?

Written by: Endouble Endouble
Blog

Het aannemen van een nieuwe werknemer brengt een zeker risico met zich mee.

Als je maar weinig tijd hebt om iemand te vinden, interviewen en aan te nemen voor een vacature, blijft het een gok of de aangenomen persoon ook daadwerkelijk de beste keuze is.

Tijdens het recruitmentinterviewproces zijn er uiteraard interviewprocessen die je kunt volgen of bepaalde kwaliteiten waar je extra op kunt letten. Maar er is altijd een kans dat je uiteindelijk de verkeerde keuze maakt. Als je de verkeerde persoon aanneemt, is het een lang en duur interviewproces om vervanging te regelen.

Een misser in het recruitmentinterviewproces kan voor het bedrijf oplopen tot wel 30% van de loonkosten.

Oftewel: een kostenpost die de meeste bedrijven graag willen vermijden.

Gelukkig kun je met behulp van recruitment analytics weloverwogen beslissingen maken over wie je uitnodigt voor een gesprek en welke kandidaat uiteindelijk het meest geschikt is voor de functie.

 

Het recruitmentproces optimaliseer je met behulp van recruitment analytics.

Door middel van tracking, meten en strategievorming kun je het recruitmentproces op zo’n manier verfijnen, dat je uiteindelijk alleen de meest gekwalificeerde kandidaten overhoudt.

Maar recruitment analytics is een heel breed onderwerp: er zijn tientallen parameters en cijfers om te kijken of je recruitment succesvol is of niet. En niet elke parameter is nuttig jouw specifieke geval.  

Om het meest uit je recruitment analytics te halen, is het belangrijk om te weten waarom deze Key Performance Indicators (KPI’s) ertoe doen. Laten we eens kijken naar de beste recruitment KPI’s, hoe je deze kunt vinden en hoe je ze toe kunt passen in het selectieproces.

 

Gratis werkdocument: 4 stappen om de beste recruitment KPI’s te bepalen 

 

1. Het aantal gekwalificeerde kandidaten

Het aannemen van de juiste persoon voor de functie begint ermee dat je ervoor zorgt dat gekwalificeerde kandidaten gaan solliciteren op je vacature. Het aantal gekwalificeerde kandidaten klinkt als een basale KPI, maar het is wel een belangrijke.

Er zijn een aantal unieke factoren die meespelen in het feit of je een kandidaat gekwalificeerd vindt of niet. Maar in deze definitie tel je alleen de kandidaten mee die voldoen aan de kwalificaties om door te gaan naar screening of het eerste interview.

Aantal Gekwalificeerde Kandidaten = Aantal kandidaten dat doorgaat naar het eerste interview

Het bepalen van het aantal gekwalificeerde kandidaten geeft je ook een indicatie over hoe goed de vacaturetekst is. Maar óók over  de kanalen die gebruikt zijn voor deze vacaturetekst.

Laten we eens kijken naar de volgende voorbeelden.

Stel, je plaatst een vacaturetekst voor een positie op een aantal vacaturewebsites. Na een aantal dagen heb je een gezonde hoeveelheid sollicitanten binnen. Maar als je beter kijkt, zie je dat geen van de sollicitanten werkelijk aan de eisen voldoet. Zonde.

Het kan zijn dat de vacature niet helder genoeg is omschreven. Maar ook omdat het in de vacature niet duidelijk is waarnaar je precies op zoek bent; wellicht moet je daar dus nog enkele aanpassingen in doen.

En wat als je de vacature alleen op je eigen website geplaatst hebt?

Je krijgt dan sollicitaties binnen die allemaal aan de eisen lijken te voldoen. Maar het aantal sollicitaties ligt in dit geval een stuk lager.

HR-Analytics-Endouble-blog-header-Dit kan een signaal zijn dat je de vacature op meerdere plekken en manieren moet verspreiden. Hoewel de inhoud goed is, bereik je er dus niet genoeg (relevante) mensen mee.

Je kunt het aantal gekwalificeerde kandidaten nog verder bijstellen door te meten welke kanalen die gekwalificeerde kandidaten gebruiken om te solliciteren. Door te kijken welke platformen de beste kandidaten opleveren, kun je die in de toekomst vaker gebruiken om betere resultaten te genereren.

Op de lange termijn is het bepalen van het aantal gekwalificeerde kandidaten noodzakelijk voor een succesvol en soepel aannamebeleid. Weten hoeveel gekwalificeerde sollicitanten je nodig hebt om een vacature in te vullen, bespaart je tijd en kosten in de toekomst.  

 

2. Percentage kandidaten dat sollicitatie voltooit

Het sollicitatiesproces moet uitgebreid zijn. In ieder geval moet het dusdanig veel informatie opleveren waarmee recruiters een weloverwogen beslissing kunnen nemen wie er naar de volgende fase kan - en wie niet.

Maar als de sollicitatie te lang of te complex is, kan een sollicitant die wellicht zeer gekwalificeerd is afhaken voordat hij of zij het sollicitatieproces voltooid heeft. Sterker nog: 60% van de werkzoekenden haakt tijdens het solliciteren al af. 

Als het solliciteren voor de vacature onnodig complex is, kunnen de gekwalificeerde mensen die je wilt hebben, besluiten af te haken. Daarom is het voltooiingspercentage van de sollicitatie ook een belangrijke recruitment KPI om in kaart te brengen.

Om dit percentage te bepalen, meet je het aantal sollicitanten via het aantal compleet ingevulde sollicitaties. Vermenigvuldig dit getal met 100 om een percentage te krijgen.

Sollicitatie voltooiingspercentage = (Aantal Compleet Ingevulde Sollicitaties/ Aantal Gestarte Sollicitaties) x 100

Sommige recruiters zijn van mening dat een lange en heftige sollicitatieprocedure slecht gekwalificeerde kandidaten zodanig kan afschrikken dat ze überhaupt niet op de sollicitatie reageren. Maar vaak heeft het over de gehele linie een negatief effect.

Zeer gekwalificeerde en gewilde kandidaten weten dat hun tijd kostbaar is én dat er andere kansen op hen liggen te wachten. Als zij vinden dat een sollicitatie te veel tijd kost, zullen ze op zoek gaan naar een andere werkgever. Misschien wel de concurrent.

Als je een laag sollicitatie voltooiingspercentage hebt, kan dit een teken zijn dat je sollicitatieprocedure niet zo gebruiksvriendelijk is. Bijvoorbeeld dat te veel vragen stelt in het proces.

Om het voor sollicitanten makkelijker te maken om te solliciteren, is het zaak om goed te kijken naar welke informatie je echt nodig hebt om kandidaten naar de volgende stap in het interviewproces te krijgen. Als je daar geen referenties en vragenformulieren met tientallen vragen voor nodig hebt? Laat ze in de sollicitatieprocedure dan liever weg.checked-1

Een ander punt dat van invloed is op deze KPI, is de beschikking over een geoptimaliseerd sollicitatiesysteem. Heb je dat niet, dan is de kans groter dat je voltooiingspercentage laag ligt. Als solliciteren op een smartphone bijvoorbeeld slecht werkt, levert dat bij 78% van de sollicitanten een slechte ervaring op.

 

3. Het percentage kandidaten dat een aanbod accepteert

Elke keer dat je een aanbod doet, hoop je natuurlijk dat de kandidaat het accepteert. Maar dit is helaas niet altijd het geval.

Een kandidaat kan door verschillende rondes van interviews gaan en uiteindelijk kiezen voor een bedrijf met een beter aanbod, of het hele aangeboden pakket is niet wat hij of zij zoekt. Kandidaten accepteren niet altijd wat hen geboden wordt, om welke reden dan ook.

Je kunt niet altijd een perfect aanbod acceptatiepercentage verwachten. Weten wanneer en waarom mensen ervoor kiezen om het aanbod niet te accepteren helpt u bij het verfijnen van je recruitment- en interviewinterviewproces.

Je berekent het aanbod acceptatiepercentage door het totaal van de geaccepteerde voorstellen te delen door het totaal van de gedane voorstellen. Vermenigvuldig dit vervolgens met 100 om het percentage te krijgen.

Aanbod Acceptatiepercentage = (geaccepteerde voorstellen/ gedane voorstellen) x 100

Idealiter wil je natuurlijk een hoog aanbod acceptatiepercentage. Maar als dit percentage te laag ligt, kan dit een teken zijn dat er tijdens het proces een discrepantie zit tussen jou en de kandidaten.

Een van de belangrijkste redenen voor kandidaten om een aanbod te weigeren is dat dit niet overeenkomt met hun verwachtingen of wensen. Het salarisaanbod kan te laag zijn, of de secundaire arbeidsvoorwaarden zijn niet naar wens.

Om zo'n mismatch voor te zijn, is het belangrijk om vanaf het begin al duidelijk te zijn naar sollicitanten over wat je hen kunt bieden. Idealiter doe je dat al voordat je in de laatste fase bent. Door het salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden al vroeg ter sprake te brengen voorkom je miscommunicatie die kan leiden tot een weigering van jouw aanbod.

Een andere veelvoorkomende reden voor kandidaten is een inefficiënt aannamebeleid; iets dat slecht afstraalt op de bedrijfscultuur. Als het werving- en selectieproces rommelig verloopt, als de communicatie te wensen over laat of als de sollicitanten op een andere manier een slechte ervaring hebben, kunnen kandidaten dit zien als business as usual. Een rode flag voor de organisatie als geheel.

Als de eerste kennismaking met de bedrijfscultuur is het belangrijk dat het HR-team duidelijke processen, systemen en flows heeft om het gehele wervingsproces soepel te laten verlopen.

 

4. Effectiviteit van recruitment funnels

De effectiviteit van recruitmentfunnels is een getal dat je het tijdens het gehele recruitmentinterviewproces blijft volgen. Door het verloop de recruitmentfunnel te analyseren, krijg je een overzicht hoe goed kandidaten overgaan van sollicitant naar potentieel werknemer.   

Zie je recruitmentproces als een trechter. In het begin werp je een wijd net uit om zoveel mogelijk kandidaten te verzamelen. Hoe verder je in de trechter komt, hoe smaller het wordt en hoe minder kandidaten er overblijven.


recruitment funnel

Met recruitmentfunnels deel je de trechter op in verschillende stappen en analyseer je de effectiviteit in elke stap. Dat doe je door te analyseren hoeveel kandidaten een bepaalde fase beginnen en hoeveel kandidaten deze met succes afronden en dus doorgaan naar de volgende fase.

De effectiviteit van je recruitmentfunnel wordt het best gemeten met een rendementsverhouding. Om deze verhouding te pakken deel je het aantal sollicitanten dat de recruitmentfase is ingegaan met het aantal sollicitanten die de fase met succes hebben afgerond.

Effectiviteit van recruitment funnels = Aantal sollicitanten dat de recruitment fase is ingegaan: het aantal sollicitanten die de fase met succes hebben afgerond.

Laten we dit eens nader bekijken met een voorbeeld.

Laten we zeggen dat 500 sollicitanten een cv hebben opgestuurd. Van die 500 kies je de 50 best gekwalificeerde.

De verhouding voor deze fase van de recruitmentfunnel is dan 500:5, ofwel 10:1.

Bij de volgende fase breng je deze 50 terug tot 10 die naar de tweede ronde van interviews gaan. Je ratio voor deze fase is dan 50:10, ofwel 5:1.

Van die 10 die naar de interviews gaan, besluit je dat er 3 doorgaan naar de volgende fase. Je ratio voor deze fase is dan 10:3.

Uit de drie laatste kandidaten kies je iemand die je een aanbod doet. De verhouding voor deze fase is dan 3:1.   

Als het aanbod wordt geaccepteerd is de verhouding voor het laatste deel van de recruitment funnel 1:1.

Er zijn geen magische verhoudingen in welk deel van de funnel dan ook. Maar bekijken hoeveel kandidaten een bepaalde fase ingaan en doorgaan, helpt je om inzicht te krijgen in de verschillende fases van je recruitmentproces.

Ook kan het je helpen om problemen te vinden in het gehele selectieproces. Door kandidatenstroom per fase te analyseren, bepaal je waar die problemen zich bevinden zonder direct het hele systeem overhoop te gooien. Door in elke stap de verhoudingen te bepalen van instroom en uitstroom, zie je welke fasen meer aandacht nodig hebben. Misschien helpt het om een extra interview of screening toe te voegen, of zelfs om meer sollicitanten toe te laten.

 

5. Bepalen van kanaalkosten per sollicitant

Je sollicitatie op meerdere platforms verspreiden kan een manier zijn om het aantal kandidaten voor de vacature op te krikken. Als je uit een groot aanbod kunt kiezen, groeit de kans dat er een goede kandidaat tussen zit.

Maar veel platforms vragen een bijdrage voor het plaatsen van een vacature. Sommige platforms hebben gratis opties, maar betaal je om goed zichtbaar te zijn.

new-job-150x150-1Deze plaatsingskosten zouden meegenomen moet worden in het totale kostenplaatje voor het aannemen van een nieuwe medewerker. Maar je wilt ook graag weten wélke kanalen meeste opleveren. Je kunt tijd en geld besparen door te kijken hoeveel je uitgeeft en hoeveel kandidaten je ervoor terugkrijgt.

Daarom is het bepalen van de kanaalkosten per sollicitant de laatste KPI op ons lijstje.

Het bepalen van de kanaalkosten per sollicitant kan door het totaal aan advertentiekosten per platform te delen door het aantal succesvolle sollicitaties van dat platform.

Bepalen van de Kanaalkosten per Sollicitant = Advertentiekosten per platform/ Aantal succesvolle sollicitaties per platform.

Als voorbeeld geef je €500 uit om een vacature 30 dagen op carrièresite A te plaatsen. In de tijd dat deze vacature live staat, krijg je 100 gekwalificeerde sollicitanten.

Dan zijn de kanaalkosten per sollicitant voor dit platform dus €5,- per sollicitant.

Als je daarnaast €300 betaalt om een vacature 30 dagen op carrièresite B te plaatsen - en ook deze site levert 100 gekwalificeerde sollicitanten op - dan zijn de kanaalkosten per sollicitant voor dit platform €3,- per sollicitant.

Deze KPI geeft dan aan dat het tweede platform meer waar voor zijn geld levert, zonder in te leveren op de kwaliteit van de kandidaten.

Bij het bepalen van de kanaalkosten per sollicitant doe je er goed aan rekening te houden met een ander punt: sommige platformen werken namelijk met een 'pay-per-clickmodel'. Dit betekent dat je alleen betaalt voor de kliks op uw vacature – en dus niet voor het aantal daadwerkelijke sollicitanten.

Om de kanaalkosten per sollicitant voor de pay-per-clickmodellen te bepalen, pak je de totale uitgaven, inclusief de kosten van de kliks die uiteindelijk niets hebben opgeleverd.

 

Bepaal je eigen Recruitment KPI’s

De hierboven beschreven KPI’s zijn een goede start. Maar er zijn er nog veel meer unieke zaken die je in de gaten kunt houden. Door te bepalen welke getallen, analytics en gegevens belangrijk zijn voor je team, verfijn je jouw unieke recruitmentproces zodat het de beste resultaten oplevert.

Onderstaande vijf recruitment KPI’s zijn in ieder geval een goede start. Samengevat:

  1. Aantal gekwalificeerde kandidaten

  2. Sollicitatie voltooiingspercentage

  3. Aanbod acceptatiepercentage

  4. Effectiviteit van recruitment funnels

  5. Bepalen van de kanaalkosten per sollicitant

Wil je een snelle cheat sheet om al deze gegevens te berekenen? Download onze gratis PDF!

Gratis werkdocument: 4 stappen om de beste recruitment KPI’s te bepalen