5 KPI’s om het recruitmentprocess te verbeteren - en hoe bepaal je ze?

Written by: Endouble Endouble
Blog

Het aannemen van een nieuwe werknemer brengt een zeker risico met zich mee.

Als je maar kort de tijd hebt om iemand te vinden, interviewen en aan te nemen voor een vacature, kan het een gok zijn of de aangenomen persoon ook daadwerkelijk de beste keuze is.

Er zijn tijdens het recruitmentproces uiteraard processen die je kunt volgen of bepaalde kwaliteiten waar je extra op kunt letten, maar er is altijd een kans dat je uiteindelijk de verkeerde keuze maakt. Als je de verkeerde persoon aanneemt zit je vast aan een lang en duur proces om vervanging te regelen.

Een keer een misser maken in het recruitment proces kan het bedrijf zelfs tot 30% van de loonkosten kosten.

Dit is een kostenpost die de meeste bedrijven graag willen vermijden.

Gelukkig kun je met behulp van recruitment analytics weloverwogen beslissingen maken over wie je uitnodigt voor een gesprek en welke kandidaat uiteindelijk het meest geschikt is voor de functie.

 

Het recruitment proces optimaliseer je met behulp van recruitment analytics.

Door middel van tracking, meten en strategievorming kun je het recruitmentproces op zo’n manier verfijnen dat je uiteindelijk alleen de meest gekwalificeerde kandidaten overhoudt.

Maar recruitment analytics is een heel breed onderwerp er zijn tientallen parameters en cijfers om iets aan af te meten en niet elke parameter is nuttig jouw specifieke geval.  

Om het meest uit je recruitment analytics te halen is het belangrijk om te weten waarom Key Performance Indicators (KPI’s) ertoe doen. Laten we eens kijken naar de beste recruitment KPI’s, hoe je deze kunt vinden en toe kunt passen in het aannameproces.

 

Gratis werkdocument: 4 stappen om de beste recruitment KPI’s te bepalen 

 

1. Het aantal gekwalificeerde kandidaten

Het aannemen van de juiste persoon voor uw vacature begint met ervoor te zorgen dat gekwalificeerde kandidaten gaan solliciteren op uw vacature. Het aantal gekwalificeerde kandidaten klinkt als een basale KPI, maar het is wel een belangrijke.

Er zijn een aantal unieke factoren die meespelen in het feit of een kandidaat wel of niet gezien kan worden als gekwalificeerd. Maar in deze definitie tel je alleen de kandidaten mee die voldoen aan de kwalificaties om door te gaan naar screening of het eerste interview.

Aantal Gekwalificeerde Kandidaten = Aantal kandidaten dat doorgaat naar het eerste interview

Het bepalen van het aantal gekwalificeerde kandidaten geeft je ook een indicatie over hoe goed de vacaturetekst is, en ook de kanalen die gebruikt zijn voor deze vacaturetekst.

Laten we eens kijken naar de volgende voorbeelden.

Als voorbeeld plaats je een vacaturetekst voor een positie op een aantal vacaturewebsites. Na een aantal dagen heb je een gezonde hoeveelheid sollicitanten binnen. Maar als je beter kijkt ziet je dat geen van de sollicitanten werkelijk aan de eisen voldoet.

Dit zou kunnen omdat de vacature niet helder genoeg is omschreven, dat niet duidelijk is waar je naar op zoek bent en wellicht moet je enkele aanpassingen doen.

En wat als je de vacature alleen op je eigen website geplaatst hebt?

Je krijgt dan sollicitaties binnen die allemaal aan de eisen lijken te voldoen. Maar het aantal sollicitaties ligt in dit geval een stuk lager.

Dit kan een signaal zijn dat je de vacature op meerdere plekken en manieren moet verspreiden. Hoewel de inhoud goed is krijgt je er niet genoeg bereik mee.

Je kunt het aantal gekwalificeerde kandidaten nog verder bijstellen door te meten welke kanalen door die gekwalificeerde kandidaten gebruikt worden om te solliciteren. Door te kijken welke platformen de beste kandidaten opleveren kunt je die in de toekomst vaker gebruiken om betere resultaten te genereren.

Op de lange termijn is het bepalen van het aantal gekwalificeerde kandidaten noodzakelijk voor een succesvol en soepel aannamebeleid. Weten hoeveel gekwalificeerde sollicitanten er nodig zijn om je vacatures in te vullen reduceert in de toekomst tijd en kosten.  

 

2. Percentage kandidaten dat sollicitatie voltooit

Sollicitaties  moeten uitgebreid zijn zodat de recruiters alle informatie kunnen verzamelen die ze nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen om het proces naar de volgende fase te loodsen.

Maar als de sollicitatie te lang of te complex is kan een sollicitant die wellicht goed voor de vacature gekwalificeerd is afhaken  voor dat het proces voltooid is. Het is zelfs zo dat 60% van de werkzoekenden tijdens het solliciteren afhaakt.

Als het solliciteren voor de vacature onnodig complex is kan het zijn dat de persoon die je eigenlijk wilt hebben besluit om dan maar niet te reageren. Daarom is het sollicitatie voltooiingspercentage ook een belangrijke recruitment KPI om helder te krijgen.

Om het sollicitatie voltooiingspercentage te bepalen deet je het aantal sollicitanten door het aantal compleet ingevulde sollicitaties. Vermenigvuldig dit getal met 100 om een percentage te krijgen.

Sollicitatie Voltooiingspercentage = (Aantal Compleet Ingevulde Sollicitaties/ Aantal Gestarte Sollicitaties) x 100

Sommige recruiters zijn van mening dat een lange en heftige sollicitatieprocedure slecht gekwalificeerde kandidaten zo kan afschrikken dat ze überhaupt niet op de sollicitatie reageren maar vaak heeft het over de gehele linie een negatief effect.

Zeer gekwalificeerde en gewilde kandidaten weten dat hun tijd kostbaar is en dat er ook andere kansen op hen liggen te wachten. Als ze denken dat een sollicitatie te veel tijd kost zullen ze op zoek gaan naar een andere werkgever.

Als je denkt dat je een laag Sollicitatie Voltooiingspercentage hebt, kan dat een teken zijn dat je sollicitatieprocedure niet zo gebruiksvriendelijk is of dat je wellicht teveel vragen stelt.

Om het voor sollicitanten makkelijker te maken is het zaak om eens goed te kijken naar welke informatie je echt nodig hebtt om kandidaten naar de volgende stap in het proces te krijgen. Als je daar geen referenties en vragenformulieren met tientallen vragen voor nodig hebt dan hoef je ze ook niet in de sollicitatieprocedure te stoppen.

Wellicht is het ook zo dat je geen geoptimaliseerd sollicitatiesysteem gebruikt als uw Sollicitatie Voltooiingspercentage laag ligt. Als solliciteren via mobiel slecht werkt  levert dat bij 78% van de sollicitanten een slechte ervaring op.

 

3. Het percentage kandidaten dat een aanbod accepteert

Elke keer dat je een aanbod doen hoop je dat de kandidaat het accepteert. Maar dit is helaas niet altijd het geval.

Een kandidaat kan door verschillende rondes van interviews gaan en uiteindelijk kiezen voor een bedrijf met een beter aanbod, of het hele aangeboden pakket is niet wat hij of zij zoekt. Kandidaten accepteren niet altijd wat hen geboden wordt, om welke reden dan ook.

Je kunt niet altijd een perfect aanbod acceptatiepercentage verwachten. Weten wanneer en waarom mensen ervoor kiezen om het aanbod niet te accepteren helpt u bij het verfijnen van je recruitment- en interview proces.

Je berekent het aanbod acceptatiepercentage door het totaal van de geaccepteerde voorstellen te delen door het totaal van de gedane voorstellen. Vermenigvuldig dit vervolgens met 100 om het percentage te krijgen.

Aanbod Acceptatiepercentage = (geaccepteerde voorstellen/ gedane voorstellen) x 100

Idealiter wil je natuurlijk een hoog aanbod acceptatiepercentage. Maar als dit percentage te laag ligt kan dit een teken zijn dat er tijdens het interview proces een discrepantie zit tussen jou en de kandidaten.

Een van de belangrijkste redenen voor een kandidaat om een aanbod te weigeren is dat dit niet overeenkomt met hun verwachten of wensen. Het salarisaanbod kan te laag zijn, of de secundaire arbeidsvoorwaarden zijn onder de maat.  

Om deze discrepantie voor te zijn is het belangrijk dat je vanaf het begin al duidelijk bent naar de sollicitanten over wat je hen kunt bieden voordat je terechtkomt in de laatste fasen van het aannameproces. Door het salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden al vroeg ter sprake te brengen voorkom je allerlei soorten miscommunicatie die kan leiden tot een niet aangenomen aanbod.

Nog een populaire reden waarom kandidaten het aanbod afwijzen is vanwege inefficiënt aannamebeleid, iets dat slecht afstraalt op de bedrijfscultuur. Als het proces rommelig verloopt, als de communicatie te wensen over laat of als de sollicitanten op een andere manier een slechte ervaring hebben kan dit gezien worden als een rode vlag voor de organisatie als geheel.

Als de eerste kennismaking met de bedrijfscultuur is het belangrijk dat je HR-team duidelijke processen, systemen en flows heeft om het interview proces soepel te laten verlopen.

 

4. Effectiviteit van Recruitment Funnels

De effectiviteit van recruitment funnels is een getal dat je het tijdens het gehele recruitmentproces blijft volgen. Door tijdens het verloop de recruitment funnel te analyseren krijg je een overzicht hoe goed kandidaten overgaan van sollicitant naar potentieel werknemer.   

Zie je recruitmentproces als een trechter. . In het begin werp je een wijd net uit om zoveel mogelijk kandidaten te verzamelen. Hoe verder je in de trechter komt hoe smaller het wordt en hoe minder kandidaten overblijven..

De effectiviteit van recruitment funnels deelt de trechter op in verschillende stappen en analyseert hoeveel kandidaten een bepaalde fase beginnen en hoeveel kandidaten deze met succes afronden en doorgaan naar de volgenden fase.

Effectiviteit van recruitment funnels wordt het best gemeten met een rendementsverhouding. Om deze verhouding te pakken deel je het aantal sollicitanten dat de recruitment fase is ingegaan met het aantal sollicitanten die de fase met succes hebben afgerond.

Effectiviteit van recruitment funnels = Aantal sollicitanten dat de recruitment fase is ingegaan: het aantal sollicitanten die de fase met succes hebben afgerond.

Laten we dit eens nader bekijken met een voorbeeld.

Laten we zeggen dat 500 sollicitanten een Cv’s hebben opgestuurd. Van die 500 kies je de 50 best gekwalificeerde.

De verhouding voor deze fase van de recruitment funnel zou dan 500:5-, ofwel 10:1 zijn.

Bij de volgende fase breng je deze 50 terug tot 10 die naar de tweede ronde van interviews gaan. Je ratio voor deze fase is dan 50:10, ofwel 5:1.

Van die 10 die naar de interviews gaan, besluit je dat er 3 doorgaan naar de volgende fase. Je ratio voor deze fase is dan 10:3.

Uit de drie laatste kandidaten kies je iemand die je een aanbod doet. De verhouding voor deze fase is dan 3:1.   

Als het aanbod wordt geaccepteerd is de verhouding voor het laatste deel van de recruitment funnel 1:1.

Er zijn geen magische verhoudingen in welk deel van de trechter dan ook. Hoeveel individuen er een bepaalde fase ingaan en doorgaan helpt om beter zicht te krijgen in de verschillende fases van je recruitmentproces.

Het helpt ook bij het vinden van problemen, met het bepalen waar die problemen zich bevinden zonder direct het hele systeem overhoop te moeten gooien. De verhoudingen bepalen van elke fase laat zien welke fase meer aandacht nodig heeft, of je wellicht een interview of screening moet toevoegen of zelfs meer sollicitanten moet toelaten.

 

5. Bepalen van Kanaalkosten per Sollicitant

Je sollicitatie op meerdere platforms verspreiden kan een manier zijn om het aantal kandidaten voor de vacature op te krikken. Als je uit een groot aanbod kunt kiezen is het aannemelijker dat er een goede kandidaat tussen zit.

Maar veel platforms vragen een bijdrage voor het plaatsen van een vacature. Sommige platforms hebben gratis opties maar dan moet er betaald worden om goed zichtbaar te zijn.

Deze kosten voor plaatsen zouden meegenomen moet worden in het aanname kostenplaatje, maar je wilt ook graag weten welke kanalen meeste opleveren. Je kunt tijd en geld besparen door te kijken hoeveel je uitgeeft en hoeveel kandidaten je ervoor terugkrijgt.

Daarom is het bepalen van de kanaalkosten per sollicitant de laatste KPI op ons lijstje.

Het bepalen van de kanaalkosten per sollicitant kan door het totaal aan advertentiekosten per platform te delen door het aantal succesvolle sollicitaties van dat platform.

Bepalen van de Kanaalkosten per Sollicitant = Advertentiekosten per platform/ Aantal succesvolle sollicitaties per platform

Als voorbeeld geeft je €500 uit om een vacature 30 dagen op een carrièresite te plaatsen. In de tijd dat deze vacature live is krijg je 100 gekwalificeerde sollicitanten.

Dan zijn de kanaalkosten per sollicitant voor dit platform €5,- per sollicitant.

Als je daarnaast €300 betaalt om een vacature 30 dagen op een andere carrièresite te plaatsen en ook deze site levert 100 gekwalificeerde sollicitanten op, an zijn de kanaalkosten per sollicitant voor dit platform €3,- per sollicitant.

Deze KPI geeft dan aan dat het tweede platform meer waar voor zijn geld levert zonder in te hoeven boeten op de kwaliteit van de kandidaten.

Bij het bepalen van de kanaalkosten per sollicitant moet er ook rekening gehouden worden met het feit dat sommige platformen werken met een Pay-Per-Clickmodel. Dit betekent dat je alleen betaalt voor de kliks op uw vacature – en niet per sé voor daadwerkelijke sollicitanten.

Om de kanaalkosten per sollicitant voor de pay-per-clickmodellen te bepalen, pak je de totale uitgaven, inclusief de kosten van de kliks die uiteindelijk niets hebben opgeleverd.

 

Het vinden van jouw Recruitment KPI’s

De hierboven beschreven KPI’s zijn een goede start maar daarnaast zijn er nog veel meer unieke zaken die je in de gaten kunt houden. Door te bepalen welke getallen, analytics en gegevens belangrijk zijn voor je team verfijn je jouw unieke recruitmentproces zo dat het de beste resultaten oplevert.

Deze KPI’s zijn in ieder geval een goede start. Laten we de vijf recruitment KPI’s die je dient bij te houden nog even samenvatten:

  1. Aantal Gekwalificeerde Kandidaten

  2. Sollicitatie Voltooiingspercentage

  3. Aanbod Acceptatiepercentage

  4. Effectiviteit van Recruitment Funnels

  5. Bepalen van de Kanaalkosten per Sollicitant

Wil je een snelle cheat sheet om al deze gegevens te berekenen? Download onze gratis PDF!

Gratis werkdocument: 4 stappen om de beste recruitment KPI’s te bepalen